Monitoramento de consultas: o que é e qual sua importância?

Todos os anos a FIESP faz um levantamento para mensurar o nível de maturidade de compliance das empresas no Brasil. A pesquisa de 2019 mostrou que 85% dos entrevistados afirma que um dos maiores desafios da área é identificar, avaliar e monitorar os aspectos de compliance e regulatórios. Outros 63% afirmaram que não conhecem ou não aproveitam a tecnologia para apoiar suas iniciativas de conformidade. Nesse quesito que o monitoramento de consultas apoia. 

Toda corporação que se esforça em se manter em compliance com suas regras, sabe que esta pode ser uma tarefa exaustiva e burocrática. Porque para isso é necessário fazer uma “investigação” com todos os níveis de relações da empresa, seja com colaboradores, clientes, fornecedores, etc. 

Por isso muitas empresas fazem uma análise prévia desses parceiros para identificar o nível de risco que ele pode oferecer para a empresa e assim para o compliance.

Entretanto, um ponto de atenção é, essa análise não deve ser feita apenas no momento inicial e sim ao longo da parceria com a empresa. Isso porque pode acontecer alguma mudança nas informações daquele parceiro e assim na análise de risco, e pode acabar impactando a organização. Você não quer correr este risco, não é mesmo? 

A boa notícia é que, atualmente, já existem ferramentas completas disponíveis no mercado que não apenas fazem a consulta e validação de dados cadastrais iniciais como também possibilitam o reagendamento de consultas de acordo com a avaliação de risco do seu cliente. Esta é a melhor forma de automatizar o compliance e ainda facilitar os processos de KYC das empresas. 

Continue a leitura do artigo para entender mais sobre o assunto. 

O que é monitoramento de consultas? 

O monitoramento de consultas, são consultas agendadas periodicamente para reavaliar as informações e dados dos parceiros a cada período determinado. Ou seja, o sistema pode ser programado para consultar novamente um CPF/CNPJ e identificar se a classificação de risco daquele parceiro teve alguma alteração. 

Esse monitoramento normalmente é feito por plataformas que consultam diversas fontes de informações e trazem um dossiê completo e instantâneo sobre aquele cliente apoiando assim na tomada de decisão e no processo de compliance.

Dessa forma, muitas informações devem ser coletadas e analisadas para conhecer melhor seu cliente e fazer uma análise e classificação de risco assertiva. Estes processos só são possíveis a partir da consulta e validação de dados, que deve ser feita e revista constantemente.  

Em suma, o monitoramento de consultas são consultas agendadas periodicamente para reavaliar os dados dos clientes a cada período determinado após a validação inicial. Ou seja, o sistema pode ser reprogramado para consultar novamente um CPF/CNPJ e identificar se a classificação de risco do cliente teve alguma alteração. 

Essa nova consulta é feita de forma automática e reprogramada, de acordo com o que a empresa deseja. Se o período desejado for a cada 2 meses, o sistema fará uma nova consulta para identificar possíveis alterações nas informações relacionadas a esses cadastros.

Quais os riscos de não adotar esta prática? 

O monitoramento de consultas permite que a empresa esteja sempre de acordo com as regras de conformidade, e deixar de fazê-las pode representar riscos, tanto internos quanto externos ao negócio, como responsabilização subsidiária por ilegalidade da pessoa física ou jurídica em questão, fraudes, roubos, conflito de interesses e outros atos ilícitos recorrentes no mundo empresarial.  

O compliance, existe para que líderes à frente de empresas conheçam as normas em vigor que giram ao redor de múltiplas áreas da empresa como tributária, ambientais, éticas, entre outros e impeçam que esses riscos ocorram.  

No entanto, é preciso conhecer e avaliar todas as parcerias, antes do contrato e, também, ao decorrer dele. Isso porque o status atual do seu cliente pode ser modificado, sem uma reavaliação periódica, sua empresa pode estar alheia a este fato. E é aí que o monitoramento de consultas entra.  

Com o monitoramento de consultas é possível agendar períodos e deixar que o próprio sistema faça a nova “investigação” e varredura automática. Nessa nova consulta, será informado possíveis alterações de riscos ou impedimentos referentes aos CPFs e CNPJs.  

Como implementar a consulta programada na empresa? 

Alguns bureaus de crédito disponibilizam a consulta dos scores financeiros dos CPFs cadastrados no site gratuitamente. Porém, apenas estes dados não são suficientes. Para ter uma ideia completa do histórico da pessoa física ou jurídica é necessário fazer a consulta em muitas outras fontes. 

Como dissemos na introdução deste artigo, o mercado já disponibiliza muitas ferramentas capazes de fazer a consulta e validação de dados automatizados. No entanto, apenas as mais completas delas permitem a programação automática desta consulta. 

Se o profissional ou departamento responsável pelo compliance da sua empresa precisa verificar muitos dados além do histórico financeiro, vale a pena buscar por uma destas ferramentas e automatizar este processo. Além disso, revisitar de tempos em tempos estes dados pode ser uma tarefa repetitiva e desgastante para os funcionários. 

A Cedro Technologies desenvolveu uma API que pode ser facilmente integrada em todos os sistemas e automatiza os processos de validação de dados para sua empresa. Conheça o Data Engine!