Você conhece a fundo os seus colaboradores?
Esse tipo de questionamento é fundamental para criar uma política antifraude e garantir a transparência nos processos internos.
Isso porque conhecer bem os funcionários permite que a empresa entenda também suas motivações e valores, que devem estar bem alinhados com o posicionamento da organização.
Essa prática, conhecida como KYE (Know your employee) vem se tornando tendência nos últimos anos, principalmente devido ao avanço da tecnologia e as novas diretrizes em relação à proteção e vazamento de dados.
Quer saber o que é essa prática, qual sua importância e como aplicá-la na sua empresa? Acompanhe o artigo até o final.
O que é KYE?
KYE é a sigla para o termo “Know your employee” que significa “conheça seu funcionário”.
Essa prática tem como objetivo principal evitar a quebra de compliance e atuar na prevenção de riscos financeiros, comofraudes, corrupção ou desvio de dinheiro, ou de segurança da informação, como vazamento de dados eroubo de informações.
Por que o KYE é importante?
A prática Know Your Employee tem um caráter preventivo para a empresa. Desse modo, é possível evitar não apenas condutas ilegais que podem se tornar prejudiciais como também identificar quais funcionários correspondem melhor a cultura da empresa.
Ao fazer essa filtragem, a empresa evita prejuízos financeiros futuros relacionados às fraudes, bem como às despesas referentes ao desligamento de colaboradores.
Além disso, ao aplicar o KYE desde o processo de contratação, o turnover também é reduzido, permitindo a criação de uma equipe mais sólida, que dará continuidade ao planejamento estratégico da empresa de modo mais fluido e sem interrupções.
Ou seja, ao criar uma cultura antifraude, a empresa se protege de diversos riscos como roubo de identidade, lavagem de dinheiro, vazamento de dados, apropriação indébita, abuso de posição, dentre outros.
Sendo assim, a partir de um monitoramento contínuo, os comportamentos suspeitos são identificados rapidamente, evitando maiores desastres e permitindo que os gestores avaliem a gravidade da ação e qual será a punição atribuída.
Os processos internos ganham transparência e confiabilidade, a resolução de problemas se torna mais ágil e eficiente e há a garantia que as políticas internas serão todas devidamente cumpridas.
6 passos para a aplicação do Know your Employee
Para garantir que a aplicação do KYE seja eficiente, existem alguns passos que devem ser seguidos. Confira a seguir.
Maior filtragem durante o processo seletivo
Em termos de Know Your Employee, o processo seletivo é o momento mais crítico e que necessita de mais atenção para garantir a segurança da empresa.
Por isso, a filtragem de candidatos deve ser mais exigente. Algumas boas práticas são fundamentais:
- Verificar as habilidades, formação e histórico empregatício;
- Averiguar a veracidade das informações contidas no currículo,;
- Checar a situação de crédito e ficha criminal do candidato.
Avaliar as redes sociais
Analisar as redes sociais é um bom modo de aplicar o KYE. Quando não se encontram em modo privado, os perfis revelam muito sobre o estilo de vida, a conduta e até os valores morais do candidato.
Essa breve avaliação permite que a empresa identifique se a pessoa tem afinidade ou não com a cultura organizacional e a visão de mundo da companhia.
Criar rotinas internas de aperfeiçoamento
Apesar de o processo seletivo ser o motivo de preocupação principal da prática Know Your Employee, também é necessário se atentar aos funcionários que já fazem parte da empresa.
Nesse sentido, para facilitar a adesão e a compreensão do compliance estabelecido, se faz necessário a criação de rotinas de aperfeiçoamento, que envolvem treinamentos e auto avaliações internas para medir o nível de cumprimento das regras.
Definir os posicionamentos da empresa
Quanto mais claro forem os posicionamentos da empresa em relação à corrupção, fraudes e ações ilegais, mais sólidos se tornam os processos de KYE. Assim, os desvios de condutas são inibidos mais facilmente.
Implementar o sistema de controle múltiplo
Outra medida eficiente e que fortalece a prática de KYE é o sistema de controle múltiplo. Trata-se da criação de uma cadeia de processos onde cada colaborador fica responsável por uma etapa.
Ou seja, enquanto um cuida da transição, outro aprova o pagamento e assim por diante.
O importante é impedir que apenas um funcionário seja responsável por todo o procedimento, o que pode facilitar fraudes e desvios de dinheiro.
Monitorar os funcionários
A forma mais eficiente de conhecer profundamente seus colaboradores e entender suas motivações é monitorar seu desempenho.
Essa ação não somente pode melhorar os resultados obtidos pela equipe como também identificar indícios de comportamentos suspeitos.
Isso porque é preciso perceber claramente se há algum colaborador agindo de forma diferente do padrão usual.
Desse modo, é possível tomar medidas para averiguar o que está acontecendo e prevenir a ocorrência de ações ilegais.
Portanto, pode-se concluir que a prática Know Your Employee é fundamental para qualquer empresa que busca estabelecer processos internos mais transparentes e seguros, além de formar uma equipe mais condizente e engajada com a cultura e os objetivos da instituição.
E para que todas essas práticas sejam aplicadas de forma eficiente, já existem no mercado ferramentas que facilitam a consulta e a validação de dados cadastrais, como é o caso do Data Engine.
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