Você conhece todos os benefícios que a digitalização de processos proporciona para a sua empresa? Na organização, vocês ainda fazem tudo manualmente? Por que não migrar algumas tarefas para o mundo digital?
O uso da tecnologia pode trazer inúmeras vantagens para o negócio. Diversos setores podem se beneficiar desde o atendimento ao público até a gestão de compliance.
Veja, neste artigo, 6 vantagens de automatizar os procedimentos da sua empresa. Mas, primeiro, vamos entender melhor o que é a digitalização de processos.
O que é digitalização de processos?
A digitalização de processos significa utilizar as ferramentas tecnológicas digitais para executar determinadas tarefas na organização, proporcionando a automatização de atividades.
Para isso, é possível contar com o auxílio de várias tecnologias diferentes e escolher as que melhor se adaptam às circunstâncias da empresa.
Só para exemplificar, dentre outras situações existem recursos computadorizados que possibilitam:
O funcionamento de aplicações digitais ocorre por meio do uso de linguagens de programação variadas. Entre essas, podemos citar:
- Java;
- Python;
- Go;
- JavaScript;
- E assim por diante.
Além disso, o desenvolvimento de recursos digitais também conta com o auxílio de dos princípios de robótica e machine learning.
Mas, será que investir na digitalização de processos realmente vale a pena? O que isso vai proporcionar para a empresa? Confira quais são as vantagens da automatização para o seu negócio.
Quais são os benefícios de digitalizar os processos?
O ato de digitalizar os processos pode ajudar a organização em vários aspectos, desde a melhora na produtividade até a redução de despesas e fidelização de clientes.
Veja 6 consequências positivas que o uso da tecnologia é capaz de produzir.
1- Menor índice de erros
Em primeiro lugar, a automatização dos procedimentos empresariais diminui a porcentagem de erros. Isso acontece porque as máquinas não estão sujeitas a cometerem falhas por causa de desatenção ou cansaço igual aos seres humanos.
Sendo assim, para atividades repetitivas é útil implementar sistemas digitais que possam realizar o serviço com qualidade.
Além disso, a tecnologia ajuda a diminuir os erros das análises preditivas, já que as aplicações podem consultar automaticamente inúmeros dados, tanto internos como externos, que vão ser úteis para o gestor tomar decisões estratégicas e assertivas.
2- Aumento da produtividade
Entre as maiores vantagens de investir na automação de processos, encontra-se o aumento da produtividade.
Por exemplo, já que uma aplicação tecnológica pode fazer parte do trabalho, os colaboradores não vão precisar se dedicar a tarefas mais burocráticas e menos importantes. Essas atividades consumiriam muito tempo que pode ser melhor empregado de uma maneira mais produtiva.
3- Redução de custos de contratação de equipes
Em alguns casos, uma ferramenta digital consegue executar a mesma atividade que, normalmente, precisaria ser realizada por várias pessoas diferentes.
Só para ilustrar, imagine o caso dos chatbots, o programa é capaz de atender a inúmeras pessoas ao mesmo tempo com a mesma qualidade e atenção e solucionar problemas simples. Dessa forma, não há necessidade da organização contratar uma equipe de atendentes só para diminuir a fila de espera no atendimento aos clientes.
Isso significa uma redução de custos significativa para organização, já que o processo de contratação engloba muitas despesas, como:
- Divulgação de vagas;
- Salários;
- Benefícios;
- Entre outros.
4- Agilidade e praticidade
A digitalização de processos possibilita a diminuição da burocracia, o que resulta em finalizações mais rápidas dos procedimentos. Com o uso da tecnologia, é possível transformar várias etapas na execução de um projeto em uma única só, otimizando o tempo.
Pense no caso de uma tarefa que depende do aceite de outra pessoa para avançar o estágio. Nesse sentido, pode ser necessário escrever um e-mail e esperar a confirmação e repetir o mesmo processo a cada novo progresso.
Mas com o auxílio de uma plataforma digital, o responsável consegue fazer o acompanhamento das atualizações no sistema e dar continuidade no desenvolvimento da proposta.
5- Mais segurança
Outro benefício de utilizar a tecnologia é que isso proporciona mais segurança para o armazenamento de dados.
De acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), as organizações são responsáveis por preservar adequadamente as informações de terceiros sob os seus cuidados. Então, é importante procurar alternativas que sejam realmente seguras e estejam em compliance com a lei.
Os documentos impressos correm maior risco de serem consultados por pessoas não autorizadas, já que é mais difícil elaborar uma estratégia de controle de acesso.
Por outro lado, com um sistema de gerenciamento virtual, existe a possibilidade de saber exatamente quem visualizou determinado arquivo e em qual dia e hora.
Além do mais, segundo a LGPD, o titular dos dados pode a qualquer momento solicitar a exclusão de suas informações. Nesse sentido, pode ser difícil encontrar todos os documentos que possuem os dados do indivíduo no meio de várias papeladas.
Em contrapartida, com o uso de ferramentas digitais, basta fazer uma pesquisa no computador para localizar e eliminar os arquivos.
6- Melhor experiência do usuário
Por último, a digitalização de processos permite uma melhor Experiência do Usuário (UX), que é a percepção do cliente sobre o relacionamento com sua empresa.
Retomando, por exemplo, à utilização dos chatbots no atendimento, para o consumidor há o benefício de não ficar horas no telefone aguardando a fim de conseguir falar com um atendente.
Além disso, os robôs estão disponíveis 24h por dia durante toda a semana. Portanto, o cliente tem a liberdade de entrar em contato para tirar sua dúvida ou fazer uma solicitação no horário em que lhe é mais conveniente.
Como funciona a digitalização de processos na prática?
O intuito da digitalização de processos não é substituir o trabalho humano, mas facilitar a execução das atividades em proveito tanto da empresa como dos clientes.
Assim, os processos digitalizados visam proporcionar mais agilidade, produtividade, redução de custos e melhores experiências. Afinal, fazer tudo manualmente é muito trabalhoso e demanda bastante tempo, visto que a capacidade e energia humana são limitadas.
Por isso, é útil buscar por soluções tecnológicas que auxiliem as tarefas da sua empresa. Só para exemplificar, a Cedro possui 2 serviços que podem ser exatamente o que sua organização precisa:
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