Você sabe como fazer uma checagem de terceiros? Essa ação é extremamente importante para garantir a segurança de sua empresa.
Por isso, é bom analisar como sua organização está se saindo nesse aspecto e buscar soluções para melhorar, caso seja necessário.
Mas, afinal, o que é checagem de terceiros? Por que é tão importante para o seu negócio? Como você pode fazê-la? Descubra as respostas neste post!
O que é checagem de terceiros?
A checagem de terceiros é o ato de verificar se um grupo de pessoas, ou um indivíduo específico, está em harmonia com a postura ética da empresa e com as normas estabelecidas pela lei que a organização deve cumprir.
Esse processo faz parte do compliance, palavra derivada do inglês to comply e significa “estar em conformidade”.
Sendo assim, as instituições que possuem um programa de compliance, precisam garantir que aqueles com quem ela mantém relacionamento estão em conformidade com os seus valores.
Caso contrário, se houver quaisquer irregularidades, incluindo casos de fraudes e corrupção, a empresa vai ter que responder legalmente pelos atos daqueles que portam o seu nome.
No entanto, a checagem de terceiros é importante não apenas para se manter livre de problemas legais, mas também porque pode trazer benefícios para o seu negócio. Veja mais sobre isso no tópico seguinte.
Quais são as vantagens de fazer a checagem de terceiros?
A política de checagem de terceiros envolve todos aqueles com quem sua empresa possui alguma relação. Ou seja, podem ser: clientes, funcionários, parceiros e fornecedores.
No compliance, utilizam-se os seguintes termos para definir cada uma dessas abordagens:
- Know Your Customer (KYC): refere-se a buscar dados sobre o seu cliente ou prospect de origem financeira, jurídica, entre outros.
- Know Your Employee (KYE): é a checagem de informações de forma geral sobre os seus funcionários.
- Know Your Partner (KYP): é a apuração dos valores empresariais e análise de ações jurídicas envolvendo possíveis parceiros, assegurando que ambos os negócios estão em conformidade.
- Know Your Supplier (KYS): é a investigação de cada um dos fornecedores, garantindo que os suprimentos são adquiridos de modo correto, sem nenhuma irregularidade.
No caso dos clientes (KYC), ter uma política de checagem possibilita maior segurança e aumenta a satisfação. Isso ocorre, por exemplo, com a análise de créditos financeiros. A instituição se protege contra fraudes e consegue personalizar o atendimento.
Já para a relação com os parceiros (KYP) e fornecedores (KYS), uma vez que a sua organização ganhar uma boa reputação no mercado, isso vai atrair outras empresas com os mesmos valores.
Como resultado, você pode conseguir parcerias duradouras que vão ajudar o seu empreendimento a crescer dentro do seu segmento de atuação.
Em síntese, é importante ter em mente que o valor do negócio não é construído somente pelos seus produtos ou serviços. Mas também é importante cuidar do branding, ou seja, da sua marca.
A verdade é que manter um bom nome e uma boa imagem pode abrir a porta para inúmeras oportunidades. No entanto, depois que a reputação é manchada pode ser preciso um longo tempo para se recuperar.
Pensando nisso, é útil adotar estratégias de checagem de terceiros. Descubra no próximo tópico como fazer isso.
Como fazer a checagem de terceiros?
Com o intuito de realizar a checagem de terceiros de modo eficaz é preciso coletar dados relevantes.
Assim, especialmente nas situações que envolvem a busca por parcerias ou fornecedores, é importante analisar a situação fiscal, tributária e ambiental da empresa ou pessoa.
Existem certos métodos que auxiliam no colhimento de informações, como:
Dossiê
O termo Dossiê refere-se ao conjunto de documentos e arquivos que contém dados sobre uma pessoa, empresa ou processo específicos.
Ele serve para manter as informações organizadas e centralizadas com o objetivo de serem analisadas de maneira minuciosa.
A técnica do Dossiê é muito útil na hora de fazer a checagem de terceiros, já que vai ser preciso coletar e analisar diversos dados do indivíduo ou da organização. Assim, se estiverem agrupados e categorizados o processo se tornará mais ágil.
Background Check
O Background Check (Checagem de Antecedentes) é o processo de tentar encontrar o maior número de informações possível sobre uma pessoa ou organização.
A ideia é verificar ocorrências prévias de irregularidades financeiras, comerciais ou até mesmo a existência de antecedentes criminais.
A estratégia do Background Check é útil desde a análise de novos parceiros até a contratação de novos funcionários e credenciamento de clientes.
Dessa forma, caso haja um histórico negativo, a organização pode optar por não estabelecer um relacionamento, preservando a sua imagem.
Para fazer um Background Check, você pode:
1) Definir quais informações vão ser necessárias para a análise. Com o consentimento do titular, solicite dados que podem ser usados para consultas, por exemplo, CPF, CNPJ, RG, entre outros;
2) Determine qual o perfil de risco para o caso, se é criminal, financeiro ou comercial;
3) Consulte uma base de dados confiável e atualizada, como, Receita Federal, Serasa, SPC, entre outros;
4) Decida de acordo com as informações encontradas qual o nível de risco que o indivíduo ou empreendimento representa para o seu negócio.
Due Diligence
O Due Diligence (Diligência Prévia) é uma investigação um pouco mais profunda do que o Background Check, o seu objetivo é apurar de forma detalhada as questões financeiras, fiscais, contábeis, trabalhistas e jurídicas de uma empresa.
Sendo assim, é um conjunto de medidas e ações que visam descobrir qual é a real situação de uma organização antes de fechar qualquer tipo de acordo ou contrato com a mesma, sendo uma excelente ferramenta de prevenção ao risco.
Benefícios de utilizar o Data Engine para checagem de terceiros
O Data Engine é uma ferramenta tecnológica desenvolvida pela Cedro Technologies que agiliza o processo de checagem de terceiros.
Com a plataforma, você pode automatizar o Background Check, é possível definir quais vão ser os critérios de avaliação de risco e, após isso, o software vai fazer a investigação de forma automática.
Dessa maneira, você e sua equipe terão mais tempo para se dedicar a outras funções, porém, ao mesmo tempo, terão a tranquilidade de saber que qualquer irregularidade de terceiros vai ser detectada.
Além disso, o Data Engine também permite a análise de KYC, KYP e KYE, o que facilita para seu empreendimento desenvolver relacionamentos seguros.
Que tal aprender mais sobre o Data Engine? Essa é uma excelente ferramenta para ajudar no compliance de sua empresa!
