7 habilidades essenciais do gestor de projetos

Só porque alguém tem o título de “gestor de projetos” não significa que ele ou sabe como gerir projetos de forma eficiente, como muitos CIOs e executivos de TI aprenderam da pior maneira.

Um gestor de projetos eficiente deve manter projetos e a sua equipe no rumo certo e, para tal, não basta só habilidades técnicas. É necessário, também, um conjunto de habilidades não técnicas, e são essas soft skills (habilidades pessoais, focadas em relacionamentos) que frequentemente determinam se um gestor de projetos – e o projeto em si – terão êxito.

Como você pode diferenciar um bom de um péssimo gestor de projetos? O portal CIO.com entrevistou especialistas e executivos de gestão de projetos para aprender quais habilidades são requeridas para uma gestão eficiente de projetos que assegura a execução desses dentro dos padrões estabelecidos.

A seguir, sete das capacidades não técnicas mais importantes para gestores de projetos.

Liderança

“Ser um bom líder não significa só supervisionar e coordenar as tarefas e os processos como gestor, mas também esboçar a visão e mapear o processo, motivar e encorajar”, diz Tatiana Danielyan, diretora-geral de P&D da ABBYY, que oferece softwares de reconhecimento de documento, captura de dados e processamento de linguagem.

É também crítico que o gestor de projeto tenha a habilidade de analisar dados rapidamente – ou uma dada situação – e tomar boas decisões porque, ela adiciona, “no fim do dia, você é que tem a decisão final – e a responsabilidade final de se o projeto tem sucesso ou não.”

Motivação

“Um grande gestor de projetos é capaz de manter sua equipe feliz durante tempos difíceis”, diz Kofi Senaya, diretor de produto na Clearbridge Mobile, um desenvolvedor de aplicativos mobile. “Projetos podem ser muito difíceis e estressantes, em especial, quando o deadline se aproxima. Como gestor de projetos, o seu trabalho é assegurar que todos estejam motivados. Em última instância, isso aumentará a eficiência e a qualidade do trabalho”, diz.

“Alguns táticas que gestores de projeto podem usar: (i) elogiar um bom trabalho, (ii) levar os membros da equipe para uma atividade de desenvolvimento de equipes, e (iv) cultivar um ambiente divertido e colaborativo.”

Comunicação

“Os gestores de projeto devem falar a mesma linguagem que seus clientes”, bem como a dos membros da equipe, diz Mike Mills, gestor de projetos na Sagefrog Marketing Group, uma agência de marketing B2B. “Soa clichê, mas essa frase realmente descreve uma das habilidades mais importantes que pode criar ou destruir relacionamentos com clientes. Os gestores de projetos são os únicos tradutores, compartilhando informação, atualizações e os passos seguintes do cliente com a equipe interna, retroalimentando o processo.”

“Habilidades de comunicação são centrais no conjunto de habilidades do gestor de projetos”, diz Danielyan. Um gestor de projeto é um “bom comunicador que pode resolver ou evitar quase qualquer questão ao ser claro e encorajar um fluxo livre de informação, que significa [obter] a informação correta para a pessoa correta por meio do canal correto exatamente quando necessário.”

Organização

Uma imagem estereotipada de gestor de projeto é de alguém que é um profissional multitarefa, mas a habilidade de “realizar diversas tarefas não ajudará o gestor de projeto a atender todas as demandas que fazem parte do seu trabalho; organização é chave”, diz Mills. “Isso significa priorizar tarefas, compartimentalizar projetos para evitar confusão, e documentar claramente tudo para referência futura e fácil acesso. Parte do processo organizacional também envolve detalhar todos os passos ao longo da vida do projeto, prevendo problemas que possam surgir.

“Como gestor de projetos, sua tarefa é assegurar o funcionamento limpo dos processos e ao seu alinhamento com os objetivos”, diz Danielyan. Portanto, “a habilidade de organizar múltiplos processos complicados em condições incertas é essencial – [e] priorizar, planejar e distribuir responsabilidades é crítico. Você precisa sempre estar 10 passos à frente para alcançar rápida e eficientemente o resultado desejado – ou lidar com um desafio, caso necessário.”

Priorização

O excesso de informação é um fenômeno muito real, especialmente no ambiente de trabalho moderno”, nota Andrew Filev, CEO da Wrike, desenvolvedor de software de gestão de projetos. “Existe um limite para a quantidade de coisas que nossa mente pode processar, a saber, nossa carga cognitiva, de modo que, para ter êxito na próxima década, os gestores de projetos devem ser capazes de gerir essa enxurrada de dados e extrair as partes úteis do ruído total.

“Eles precisam ser mestres na priorização e gestão de tempo se desejam ter sucesso’, continua. E precisam estar focados e ser “estratégicos, apesar de todas as mensagens e notificações que os farão correr para apagar incêndios.”

Resolução de problemas

Muitos do processo de resolução de problemas em um contexto de gestão de projetos gira em torno de ser capaz de identificar e gerir riscos. “Muitos projetos perdem o escopo, orçamento e tempo de entrega devido a supressas”, note Tim Platt, vice-presidente da IT Business Services, desenvolvedora de serviços virtuais e suporte em TI. “O grande gestor de projeto está sempre atento ao risco – e como mitiga-lo. Ele sabe como ser duro com a equipe e continuamente confirmar decisões, tempos de entrega e dificuldades. Em um projeto bem-gerido, não deveriam haver surpresas. É recomendável a construção de um gerenciador de risco e planos de mitigação para todos os itens, e quem melhor que o gestor de projetos para se fazer responsável por ele?

“Lidar com obstáculos é, sem dúvida, uma capacidade essencial para um gestor de projetos”, concorda Danielyan. “Um bom gestor de projetos pode identificar o risco cedo, encontrar as causas do problema, pesar as diferentes opções e definir e implementar a melhor solução possível.”

Adaptabilidade

“Em um ambiente dinâmico, particularmente na indústria de tecnologia, mudanças – sejam em novos projetos, padrões ou tecnologias – acontecem rapidamente”, explica Senaya. “Planejamento é vital, mas a habilidade de se adaptar às mudanças e trabalhar com sua equipe para superar desafios é igualmente importante”. Tal habilidade para mudar o curso das coisas é absolutamente necessária para o êxito em um ambiente tão dinâmico.”

Artigo traduzido a partir da publicação original: 7 must-have project management skills

Autor: Jennifer Lonoff Schiff